Kapazitäten wurden mehr als verdoppelt Sankt Augustiner Stadtarchiv hat neues Außenmagazin
Sankt Augustin · Sankt Augustins Stadtarchiv hat ein neues Außenmagazin erhalten und seine Kapazität so mehr als verdoppelt. Die zusätzlichen Regale befinden sich im Keller des Schulzentrums Niederpleis.
Papier ist bekanntlich geduldig. Und hat der Sankt Augustiner Stadtverwaltung in den vergangenen Jahren zunehmend Probleme bereitet: Rund 140 Regalmeter Akten werden jährlich von der Verwaltung dem Stadtarchiv übergeben. Vieles davon muss einige Jahre, manches aber auch Jahrzehnte oder für immer aufbewahrt werden. Im Jahr 2012 zeichnete sich ab, dass die Kapazitäten des Stadtarchivs bald erschöpft sein würden.
Annahmestopp 2014
Im November 2014 wurde der offizielle „Annahmestopp“ ausgesprochen – das Archiv war voll. Knapp vier Jahre später ist eine Lösung gefunden: Im Oktober konnte ein neues Außenmagazin im Keller des Schulzentrums Niederpleis bezogen werden. Die Regalkapazität des Archivs hat sich seither von 2,6 auf über 5,3 Kilometer mehr als verdoppelt. Und darüber freuen sich zahlreiche Verwaltungsmitarbeiter ganz besonders, wie Stadtarchivar Michael Korn bei einer Führung durch das neue Magazin zeigte: „Der Aufnahmestopp hat in der Verwaltung große Probleme verursacht. In manchen Büros hat es sich buchstäblich bis zur Decke gestapelt.“ Den jährlich rund 140 Metern an Aktenordnern und Kartons im Zulauf stehe auch ein jährlicher Ablauf gegenüber. „Manches verliert im Laufe der Zeit an Bedeutung und wird nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder auch etwas später datenschutzgerecht vernichtet“, so der Stadtarchivar, der betont: „Hier steht keine einzige Akte, die nicht aufbewahrt werden müsste.“
Vier Tonnen schwere Rollregale
Informationen zu sichten, zu bewerten und auch zu vernichten, sei zentrale Aufgabe der Archivierung, ergänzte Claudia Kauertz, Leiterin des Sachgebiets Archivberatung im Archiv- und Fortbildungszentrum des Landschaftsverband Rheinlands (LVR) in Pulheim-Brauweiler: „Archivgut ist immer nur die Spitze eines großen Eisberges.“ Als einziges Bundesland überhaupt habe Nordrhein-Westfalen Landschaftsverbände, die im Rahmen der Regionalen Kulturförderung nichtstaatliche Archive fördern, so Kauertz. Weil Archivarbeit eine besonders hohe Nachhaltigkeit habe, konnte der LVR dem Stadtarchiv mit einer Förderung von 50 000 Euro für die Ausstattung der neuen Räume unter die Arme greifen. Dafür wurden die fünf Meter langen und jeweils bis zu vier Tonnen schweren Rollregale angeschafft, die Kapazitäten voraussichtlich für die kommenden 25 Jahre schaffen. Den Raum im Keller, der in den 1970er Jahren als Umkleide und zuletzt als Lagerraum für Wahlurnen, Möbel und sonstiges Material genutzt wurde, war von September bis Oktober von der Stadt ertüchtigt, der Brandschutz angepasst und eine optimierte Belüftung und Beleuchtung eingebaut worden. „Auch hinsichtlich des Einbruchsschutzes und der Lagerung gibt es da genaue Vorschriften“, erklärte Korn, der trotz fortschreitender Digitalisierung der Verwaltung noch auf lange Sicht mit Papierbergen fürs Archiv rechnet. Zum einen werden nur etwa drei bis fünf Prozent der Unterlagen dauerhaft archiviert. Zum anderen gebe es noch keine geeignete Technik, digitale Inhalte langfristig und auch langfristig lesbar zu lagern, sagte Claudia Kauertz: „Digitale Langzeitarchivierung ist zudem um den Faktor vier bis zehn teurer als analoge Archivierung.“ Wie wichtig historische Unterlagen im Archiv auch für Bürger sind, zeigte Michael Korn am Beispiel der 7725 Bauakten aus den Jahren 1900 bis 1965, die im Stadtarchiv lagern: „Wenn ein Bürger sein Haus aus dieser Zeit umbauen will, erhält das Bauamt von uns die entsprechende Bauakte.“
Jährlich nimmt das Archiv aber auch etwa 50 Meter an privaten Archivalien entgegen: „Bei uns lagern einige Privat- und Vereinsarchive. Ob kleines Kartönchen bis zu 30 oder 40 Regalmetern – hier ist alles gut und sicher für die Zukunft verwahrt.“
