Bad Honnef nutzt freie Software Schnelle Absprachen per Mausklick

Bad Honnef · Dank „Ehrena“ können Stadt und Ehrenamtliche in der Flüchtlingshilfe leichter kommunizieren: Die Freiwilligen loggen sich am PC ein und zeigen an, wie und wann sie helfen möchten. Berufsschüler haben das internetbasierte Programm in enger Absprache nach Maß entwickelt.

 Kommunikation ist alles: Die Berufsschüler stellen "Ehrena" im Rathaus Ehrenamtlichen und Stadtmitarbeitern vor.

Kommunikation ist alles: Die Berufsschüler stellen "Ehrena" im Rathaus Ehrenamtlichen und Stadtmitarbeitern vor.

Foto: Frank Homann

Mit einem Mausklick die Unterstützung als Erstbegleiter übernehmen, Infobroschüren zur Flüchtlingshilfe herunterladen oder eine Veranstaltung organisieren – mit diesen Funktionen soll das Kommunikationssystem „Ehrena“ künftig die Zusammenarbeit von Stadtverwaltung und Ehrenamtlichen in Bad Honnef erleichtern. Das internetbasierte Programm haben Schüler der August-Horch-Berufsschule in Andernach unter der Leitung ihres Informatiklehrers Thomas Rohde erstellt. Mehr als 300 Arbeitsstunden steckten sie in die Entwicklung.

„Wichtig ist, dass die Informationen fließen“, sagte Bürgermeister Otto Neuhoff im Rathaus bei der Vorstellung des Kommunikationstools, das ab sofort eingesetzt wird. Das System soll die Koordination zwischen Sozialamt und Ehrenamtlichen vereinfachen. Nach einer Registrierung auf der Webseite erhalten die Nutzer Zugriff auf das Informationsportal.

Ein Häkchen zu setzen genügt

In einer einfachen Übersicht sind die ankommenden Flüchtlingsgruppen aufgelistet. Mit einem Häkchen kann man sich als Erstbegleiter, Pate oder Dolmetscher melden. Diese Informationen gehen direkt an die Stadtverwaltung, die den entsprechenden Helfer per E-Mail informiert. Daneben findet sich in „Ehrena“ ein von der Stadtverwaltung betreuter Kalender, der alle wichtigen Termine und Veranstaltungen anzeigt. Auch die Teilnahme an Veranstaltungen können die Ehrenamtlichen einfach mit einem Klick bestätigen und die entsprechende Personenzahl eintragen.

„Vorher bekam man ganz viele E-Mails, jetzt ist alles übersichtlicher. Man findet alles auf einen Blick, zum Beispiel im Kalender“, sagt eine Ehrenamtliche, die sich bereits seit einem Dreivierteljahr in der Flüchtlingshilfe in Bad Honnef engagiert und zur Präsentation ins Rathaus gekommen ist. Gemeinsam mit den Berufsschülern zeigen Rohde und Projektleiter Bastian Siebertz am Computer den Helfern die einzelnen Funktionen der Web-App und assistieren bei der Registrierung.

Die Planung für das Kommunikationsportal begann im November 2015. Zunächst erarbeitete die Stadtverwaltung mit Rohde eine Anforderungsspezifikation. Daraus entwickelte der Informatiklehrer ein Benutzerhandbuch, um die erforderten Funktionen festzulegen. In Kleingruppen erarbeiteten die 14 Berufsschüler, angehende Fachinformatiker mit dem Schwerpunkt Anwendungsentwicklung, die einzelnen Module. Etwa vier bis acht Stunden pro Woche verbrachten die 17- bis 23-Jährigen mit der Programmierung, der Einrichtung von Datenbanken und Oberflächen sowie der E-Mail-Funktion.

Nutzer machen Erweiterungsvorschläge

Am Ende wurden die einzelnen Teilarbeiten zum Gesamtkomplex „Ehrena“ zusammengesetzt. „Wir haben einen Namen gesucht und eine Abkürzung von Ehrenamt genommen“, erklärt Rohde die Namensgebung. Bisher verzeichne das System mehr als 160 registrierte Nutzer, so Felix Sonntag von der Stadtverwaltung. Innerhalb des nächsten Monats möchte das Entwicklerteam das Feedback der Ehrenamtlichen nutzen, um „Ehrena“ zu verbessern.

Bereits bei der Vorstellung haben die Ehrenamtlichen erste Vorschläge zur Erweiterung des Programms. „Könnten wir das Treffen der Paten bitte noch hinzufügen?“, lautet eine Bitte. Eine weitere Besonderheit des Kommunikationstools: Es lässt sich überall einsetzen. „'Ehrena' ist eine freie Software, die auch andere Kommunen kostenlos nutzen können“, so Thomas Rohde. „Der Aufwand und die Zeit haben sich wirklich gelohnt, wenn ich mir das Ergebnis jetzt ansehe“, bilanziert Nadine Batzella, Leiterin des Sozialamtes, das Geleistete.

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