Pünktlich ein akademisches Viertelstündchen nach neun Uhr treffen sich die 23 Senatoren unter Leitung des amtierenden Rektors Professor Klaus Borchard im Festsaal des Hauptgebäudes zur nicht öffentlichen Sitzung. Zwölf Professoren, vier Studierende, vier wissenschaftliche Mitarbeiter und drei aus Technik und Verwaltung sind stimmberechtigt.

Ob der Kandidat Professor Manfred J. M. Neumann, der dem Senat angehört, selbst an der Wahl teilnimmt oder statt seiner ein Vertreter votiert, liegt nach Auskunft der Uni-Pressestelle in seinem Ermessen. Für die geheime Abstimmung bekommt jeder Senator zwei Stimmzettel: Einer für jeden Kandidaten. Darauf sind "Ja", "Nein" oder "Enthaltung" anzukreuzen.

Als gewählt gilt, wer mindestens zwölf der 23 Stimmen auf sich vereinigt. Erhält keiner der Kandidaten auf Anhieb die erforderliche Stimmenzahl, wird das ganze Prozedere noch einmal wiederholt. Liegt immer noch keine Mehrheit für einen Bewerber vor, geht es in die Stichwahl. Neuer Rektor ist dann der Kandidat mit der höchsten Stimmenzahl.

Die Prorektoren sollen - wie in der Vergangenheit - einen Monat später gewählt werden. Frühestens zum Sommersemester kann das neue Rektorat dann seine Arbeit aufnehmen.

Das Wahlverfahren musste für den 8. Januar neu eröffnet werden, da der bereits im Juni 2003 gewählte Rektor Professor Meinhard Heinze, der im vergangenen Oktober die Nachfolge von Professor Klaus Borchard antreten sollte, wenige Wochen nach seiner Wahl plötzlich und unerwartet verstorben war.