Firmen bei uns: Privatbüro aus Bonn hilft beim Papierkram

Firmen bei uns : Privatbüro aus Bonn hilft beim Papierkram

Das Privatbüro Plus in Bonn unterstützt bei der Erledigung von Bankgeschäften und anderen Schreibtischarbeiten. Nicht nur Senioren gehören zu den Kunden.

Zuerst waren es nur einige ungeöffnete Briefumschläge, die überall in der Wohnung herumlagen. Doch als sich die Papiere auf dem Schreibtisch des alten Herrn türmten, darunter immer mehr Umschläge im typischen Gelb des Gerichtsvollziehers, und zudem auch die eigenen Rechnungen nicht mehr bezahlt wurden, zog Altenpflegerin Elke S. die Notbremse. Sie informierte Petra Mellinghoff von Privatbüro Plus, ein Dienstleister für die private Verwaltung, und bat um Unterstützung für den 88-Jährigen, der seine Angelegenheiten offensichtlich nicht mehr selbst regeln konnte. „Leider ist es ganz typisch, dass wir erst dann hinzugezogen werden, wenn die Situation schon richtig verfahren ist“, erklärt Mellinghoff. Im Fall des 88jährigen waren es nicht nur 48 offene Vorgänge, viele davon bereits beim Gerichtsvollzieher, die zu regeln waren, sondern zudem eine völlig chaotische Ablage.

2003 hatte die Bonnerin nach jahrelanger Tätigkeit als Sekretärin in einem Stahlhandelskonzern ein Unternehmen für Büromanagement gegründet, um kleinen und mittelständischen Firmen bei der Büroarbeit zu helfen. Als eine Kundin nachfragte, ob sie nicht auch für ihre Mutter Büroarbeit übernehmen könnte, entstand die Idee für das Privatbüro Plus als Dienstleister für Privatpersonen.

Am Anfang half sie bei Überweisungen, der Abrechnung mit Krankenkasse und Beihilfe oder bei Behördenkontakten. Inzwischen hat Mellinghoff zwei weitere Niederlassungen in Bad Neuenahr und Köln eröffnet, beschäftigt elf Mitarbeiter und bietet den Kunden bei Bedarf ein Rundum-Sorglos-Paket an.

Jeder Schritt wird dokumentiert

Und die Nachfrage nach dieser Dienstleistung wächst. „Die Familienstrukturen ändern sich. Die Kinder leben oft weit entfernt, die älteren Menschen sind allein und irgendwann vom leidigen Papierkram überfordert“, so Mellinghoff. Am Anfang einer Kundenbeziehung steht fast immer die Organisation der Ablage. „Dabei gehen wir stets nach dem gleichen Schema vor und sortieren die Unterlage nach Themengebieten von Gesundheit über Finanzen und Versicherungen bis zu Immobilien und Vorsorge. Wir besuchen die Kunden regelmäßig in ihrer Wohnung und besprechen unser Vorgehen“, so Mellinghoff. Zudem wird jeder Schritt dokumentiert, ganz gleich ob es sich um eine Überweisung oder um ein Gespräch mit der Krankenkasse handelt. „Von vielen Kunden habe ich inzwischen eine Generalvollmacht und eine Bankvollmacht. Das geht natürlich nur, wenn mir die Kunden vollständig vertrauen“, erklärt die Unternehmerin. Diese Vertrauensbasis hilft auch bei Familienstreitigkeiten. „Dann sind wir die neutrale Partei und können vermitteln“, so Mellinghoff.

Aktuell hat Privatbüro Plus 100 Kunden, um die sich das Team regelmäßig kümmert. Hinzukommen zahlreiche Senioren, die nur ab und zu unterstützt werden. Abgerechnet wird in Minuten, der Stundensatz startet bei 73 Euro. Um die Abrechnung und Büroorganisation zu optimieren, will Mellinghoff demnächst eine Software einsetzen, die nicht nur alle Daten und Dokumente der Kunden verwaltet, sondern auch alle Bürotätigkeiten zeitlich erfasst – kein einfaches Projekt, denn die Anforderungen an den Datenschutz sind im sensiblen Bereich der privaten Daten besonders hoch.

Zusätzlich zu ihrer Beratungsleitung hat die Unternehmerin ein Partnernetzwerk aufgebaut, in dem vom Reinigungsdienst über Raumausstatter und Umzugsunternehmen bis zum Rehabilitationsdienst ganz verschiedene Dienstleister und Handwerker organisiert sind. Diese kann Mellinghoff bei Bedarf ihren Kunden empfehlen. Zudem finden über dieses Netzwerk zahlreiche Kunden den Weg zu Privatbüro Plus. „Wenn Kunden auf Empfehlung zu uns kommen, dann stammt die meist von befreundeten Firmen, Ärzten oder Altenpflegediensten. Unsere eigenen Kunden empfehlen uns selten weiter, denn wer selbst Defizite hat, spricht nicht gern darüber“, weiß die Unternehmerin.

Handlungsunfähig kann jeder werden

Doch auch über regelmäßige Vorträge zum Thema Notfallvorsorge, die Mellinghoff in ihren eigenen Räumen oder in Altenheimen oder Kirchengemeinden hält, werden viele auf Privatbüro Plus aufmerksam. „Eben noch mitten im Leben, plötzlich handlungsunfähig auf der Intensivstation. Das kann jeden in jedem Alter treffen. Und das Gesetz schreibt vor, dass niemand ohne Vollmacht automatisch einspringen darf, weder der Ehegatte noch die Kinder und schon gar nicht der unverheiratete Lebenspartner“, erklärt Mellinghoff.

Um Angehörige in solch einer Situation zu unterstützen, sollte man die wichtigsten Informationen in einer Notfallmappe zusammenstellen. Dazu gehören beispielsweise Passwortlisten, Informationen über den Gesundheitszustand, Verträge, Bankdaten, Versicherungen und die entsprechenden Vollmachten. Da die Zusammenstellung dieser Informationen zeitintensiv ist, rät Mellinghoff: „Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank und überlegen Sie genau, wer im Notfall für Sie handeln soll. Regeln Sie Ihre persönlichen Angelegenheiten, solange Sie die Kraft dazu haben“.

Mehr von GA BONN