Der GA-Lehrstellencheck So sieht die Arbeit einer Kauffrau für Büromanagement aus
Bonn · GA-Mitarbeiterin Jill Mylonas lernt den Beruf einer Kauffrau für Büromanagement kennen - Eine Tätigkeit, die nicht nur einen guten Umgang mit Menschen fordert, sondern auch organisatorisches Talent. Das zeigt sich bei einem Besuch im Privatbüro Plus in Bonn.
Fleißiges Tippen auf der Tastatur und angeregte Telefonate hinter verschlossenen Türen: Es ist 8 Uhr morgens, und im Privatbüro Plus in Bonn ist bereits viel los. Mitarbeiterin Sandra Janke sitzt schon seit einer Stunde in ihrem Büro und hat alle Hände voll zu tun. Telefonate, Kundenbetreuung und das Aufsetzen von Briefen: Daraus besteht ihr achtstündiger Arbeitstag. Ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement hat Janke vor kurzem beendet, Ausbilderin Petra Mellinghoff hat sie danach übernommen.
„Mit dieser Ausbildung kann man nach erfolgreichem Abschluss in viele Berufe gehen“, sagt Janke. „Etwa in eine Rechtsanwaltskanzlei oder zur Verwaltung der Polizei. Es gibt vielfältige Möglichkeiten.“ Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement sei also „eine Basisausbildung für viele Berufe“.
Nach dem Berufsbildungsgesetz ist „Bürokaufmann/-frau“ ein anerkannter Ausbildungsberuf. Zum Ausbildungsjahr 2014/2015 wurde diese Ausbildung allerdings neu geordnet: So hat der neue Beruf „Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement“ die drei Berufe „Bürokaufmann/-frau“, „Fachangestellte/r für Bürokommunikation“ sowie „Kaufmann/-frau für Bürokommunikation“ abgelöst. Bürokaufleute haben viele verschiedene Aufgaben, etwa kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Buchführung, Personalverwaltung oder Rechnungsbearbeitung. Außerdem koordinieren sie Termine, bereiten Besprechungen vor oder bearbeiten den Schriftverkehr. Dabei ist ihr Arbeitsplatz die Verwaltungsabteilung von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche.
Im Privatbüro Plus hat Janke verschiedene Aufgaben. Mit ihr sind dort elf Mitarbeiter tätig, kümmern sich um die rund 100 Kunden, Haushaltsauflösungen oder erstellen die sogenannte „Notfallmappe“. Bei dieser Mappe handelt es sich um eine Übersicht mit etwa einer Passwortliste, Informationen über den Gesundheitszustand, Bankdaten sowie Versicherungen und die entsprechenden Vollmachten. So können Angehörige im Notfall besser agieren. Es sind Aufgaben, die Janke auch schon während ihrer Ausbildung übernommen hat, „doch jetzt werde ich mehr gefordert“, sagt sie. Mit der „Notfallmappe“ kennt sie sich besonders gut aus, denn oft wenden sich Senioren hilfesuchend an das Privatbüro. „Die Zusammenstellung dieser Informationen für unsere Kunden ist sehr zeitintensiv“, sagt Janke. „Ich sitze oft mehrere Tage an der Mappe.“ Jeder sollte ihr zufolge eine besitzen und vollständig ausgefüllt haben. „Das Gesetz schreibt vor, dass niemand ohne Vollmacht automatisch einspringen darf“, erklärt sie.
Dass sie im ständigen Kontakt mit Menschen steht, schätzt Janke sehr an ihrem Beruf. „Wir haben hauptsächlich Senioren als Kunden. Sich mit deren Lebensgeschichte auseinander zu setzen, ist toll“, sagt sie. Als Kauffrau für Büromanagement sei es wichtig, sich gut artikulieren zu können sowie einen guten Umgang mit Menschen zu pflegen und computeraffin zu sein. „Ganz wichtig ist auch, dass man Spaß daran hat, Schriftverkehr jeglicher Art zu erledigen“, sagt Janke. „Zwar lernt man in der Ausbildung, Briefe zu schreiben, aber es sollte Freude an der Materie vorhanden sein.“ Für jemanden, der nicht den ganzen Tag im Büro sitzen wolle, sei dieser Beruf nichts. „Dabei kommt es allerdings darauf an, in welchem Betrieb man tätig ist.“
Und was mag Janke an ihrem Beruf am liebsten? „Ans Telefon gehen und mit den Kunden reden“, sagt sie lachend. „Mit der Ausbildung angefangen habe ich hier im Februar 2017. Und ich hatte bisher jeden Tag Spaß in meinem Beruf“, so die 37-Jährige. Im Alter von 35 Jahren hat Janke ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement begonnen – mit drei Kindern und viel Unterstützung durch ihren Ehemann. Nach eigener Aussage war das vergleichsweise fortgeschrittene Alter bei der Ausbildung nicht hinderlich, im Gegenteil: „Ich habe selbstständiger gearbeitet, da ich schon etwas erfahrener bin.“ Trotzdem sei die Ausbildung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. „Am Ende gibt es eine gestreckte Abschlussprüfung, früher Zwischenprüfung genannt“, so Janke. „Sie besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil.“ Während der Ausbildung würden die Fächer Mathe, Deutsch, Englisch, Religion, Politik, außerdem Geschäfts- und Büroprozesse unterrichtet. Danach gebe es die Möglichkeit zur Weiterbildung, etwa die Ausbildereignungsprüfung.
Janke zufolge ist die Chance, nach der Ausbildung übernommen zu werden, eher gering: „80 Prozent der Leute aus meinem Jahrgang sind nicht übernommen worden“; sagt sie. „Bei mir war zum Glück relativ früh klar, dass ich übernommen werde.“ Daran schließt Mellinghoff an und sagt: „Sie hat sich gut geschlagen. Außerdem ist es meiner Meinung nach der Sinn einer Ausbildung, Leute zu übernehmen. Mit befristeten Verträgen hat weder der Arbeitnehmer noch der Arbeitgeber eine Perspektive.“ Das habe Janke motiviert. So mache die Arbeit noch mehr Spaß. Und das entgeht auch Mellinghoff nicht. Sie bezeichnet die 37-jährige Janke als „Herzstück des Unternehmens“. „Sie arbeitet den Kollegen zu, bestellt Büromaterial und kümmert sich um die Bewirtung,“ so Mellinghoff. „Sandra ist die zentrale Anlaufstelle für alle hier.“
