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Bonner Rats- und Informationssystem: Stadt Bonn schickt "Boris" in Rente

Bonner Rats- und Informationssystem : Stadt Bonn schickt "Boris" in Rente

Die Tage von Boris sind gezählt. Geht es nach dem Willen der Stadtverwaltung, wird das bewährte Bonner Rats- und Informations-System demnächst abgeschaltet. Die Umstellung auf die kommerzielle Software wird über 200.000 Euro kosten.

Die Verwaltung sei zu diesem Schritt gezwungen, heißt es in einer Mitteilungsvorlage an den Stadtrat. Der Grund: Der Entwickler des Programms geht in den Ruhestand – und mit ihm das Wissen, wie Boris zu handhaben ist. Mit dem Ausscheiden „ist eine Programmpflege nur noch eingeschränkt möglich“, warnt die Stadt und beklagt die „Abhängigkeit von einer Person“, die man künftig „nicht mehr hinnehmen“ wolle.

Das Programm sei in 15 Jahren zu seiner jetzigen Größe herangewachsen, und vielfach lägen „keine schriftlichen Anforderungen an Programmneuentwicklungen“ vor. Einen neuen Mitarbeiter, beziehungsweise eine neue Mitarbeiterin mit Pflege und Weiterentwicklung des Programms zu betrauen, würde Jahre in Anspruch nehmen.

Ende 2020 ist Schluss

Wie Stefanie Zießnitz vom städtischen Presseamt dem GA auf Anfrage mitteilte, scheide der Programmentwickler Ende 2020 aus. Selbstverständlich sei der Betrieb schon jetzt auch im Falle von Abwesenheit gesichert. Anders als bei der Einführung von Boris gebe es heute Standardsoftwareprodukte am freien Markt, „die den Bonner Anforderungen entsprechen, dabei zukunftsgerichtet sind und insgesamt wirtschaftlicher betrieben werden können“.

Boris wurde ab 1992 zuerst mit einer Fremdfirma, später dann in Eigenregie zu dem gestaltet, was es heute ist. In ihm werden alle Vorlagen und Unterlagen abgelegt und automatisch versandt, die für die Sitzungen des Stadtrates und deren Ausschüsse gebraucht werden. Die Kommunalpolitiker können seit einigen Jahren mit stadteigenen Tablet-PCs auch während der Sitzungen auf Boris zugreifen. Dokumente, die im öffentlichen Teil der Sitzungen behandelt werden, sind zudem für jedermann auf der Internetseite der Stadt einsehbar.

Neues System soll spätestens 2018 gekauft werden

Die Stadtverwaltung wünscht sich inzwischen mehr. In der Mitteilung an den Rat werden unter anderem eine moderne App und die „Unterstützung von Freigabeprozessen über Workflow“ genannt. Tatsächlich ist der Text stellenweise dem Werbematerial für das kommerzielle System „Allris“ entnommen, wo für eine integrierte Raumverteilung, Archivierung und Buchhaltung der Sitzungsgelder geworben wird. Spätestens 2018 solle ein neues System gekauft werden. Derzeit erkunde man das Angebot. Dabei stehen in einem sieben Punkte umfassenden Kriterienkatalog die Kosten erst an sechster, die technischen Voraussetzungen an letzter Stelle.

Bei den veranschlagten Mitteln handele es sich zudem um Schätzwerte, eine Überschreitung der Kosten ist demnach nicht ausgeschlossen. „Beim Vergleich zwischen Eigenentwicklungen und Standardverfahren sollten die Kosten immer über die gesamte Laufzeit des IT-Verfahrens betrachtet werden. Hier wird der Vorteil von standardisierten und damit bei vielen anderen Kunden ebenfalls eingesetzten Produkten schnell deutlich“, heißt es aus dem Pressamt.

Kosten der Anbieter sind oft unklar

Der Markt erweist sich nach einer GA-Recherche eher als undurchsichtig. Große Anbieter wie MPS Public Solutions in Koblenz mit der Softwarelösung „Allris“ oder das Unternehmen Somacos aus Salzwedel mit seinen Programmen „SessionNet“ und „Mandatos“ halten sich öffentlich bedeckt, was potenzielle Kunden dafür zahlen müssen.

Nur der kleine Anbieter „multi-inter-media“ aus Lohr am Main gibt sich transparent. Für dessen Programm „Kommune Aktiv“ fallen einmalig Kosten von 1200 Euro je Verwaltungsgebäude an, und weitere 1200 Euro optional für die Einweisung und Schulung der Nutzer. Die Software könne selbstständig an neuen PCs installiert werden. Folgekosten gebe es nicht. Für Bonn ist „Kommune Aktiv“ jedoch keine Option. Die Software besitzt zwar annähernd die Funktionalitäten von Boris, ist aber nach Angaben des Herstellers nur für Städte mit bis zu 50.000 Einwohnern konzipiert.