20.000 Bauakten ziehen zusammen

Verwaltung der Stadt Meckenheim zieht um

Meckenheim. Der Umzug der Meckenheimer Verwaltung von drei Standorten ins neue Rathaus ist eine logistische Meisterleistung. Erster Arbeitstag für die 140 Mitarbeiter in dem neuen Gebäude am Siebengebirgsring ist der 12. Juni.

Akten, überall Akten – wohin das Auge blickt und so weit die Blicke durch die langen Flure des Meckenheimer Rathauses tragen. Über drei Etagen verfügen die Umzugswägelchen, die auf allen Gängen vor den Büros stehen und deren Böden sich unter der Last der sorgsam gesammelten Papierberge schon ein wenig durchbiegen.

Alleine 20.000 Bauakten, manche so alt, dass sie eigentlich ins Museum gehören, gehen jetzt auf Reisen. Der Umzug der Meckenheimer Verwaltung mit rund 140 Mitarbeitern von bislang drei Standorten im gesamten Stadtgebiet in das neue Rathaus am Siebengebirgsring ist eine logistische Meisterleistung par excellence.

Es braucht schon eine Menge Vorstellungskraft, um sich auszumalen, wie rund 1000 Umzugskartons und viele Hundert Meter Akten eingepackt, verladen und wieder ausgepackt werden, um auch noch an der richtigen Stelle zu landen – und nur dort. Über solch ein gerüttelt Maß an Fantasie und Abstraktionsvermögen verfügt Christian Zavelberg.

Der Architekt kann sich von Berufs wegen in bauliche Situationen hineinversetzen. Zum baulichen Zeichnen kommt der 40 Jahre alte Vater einer kleinen Tochter in seinem Fachbereich Gebäudemanagement derzeit allerdings kaum: Er managt als Umzugskoordinator der Stadt alles, was sich um den Wechsel aller Mitarbeiter in die neue Liegenschaft am Siebengebirgsring dreht.

Dort steht nun das modernste Rathaus im Rhein-Sieg-Kreis. Die Fachkräfte unterschiedlichster Handwerksgewerke geben sich derzeit in der neuen Verwaltungszentrale, dem „Haus der Bürgerschaft“, die Klinke in die Hand, um letzte Arbeiten zu verrichten. „Der Zeitplan ist eng getaktet“, sagt Zavelberg.

Neuer Gebäudekomplex für 18,5 Millionen Euro

Baubeginn für den etwa 18,5 Millionen Euro teuren Gebäudekomplex am Siebengebirgsring, der von der Goldbeck West GmbH aus Monheim und Architekt Gunnar Ramsfiell aus Dortmund in einer sogenannten öffentlich-privaten Partnerschaft realisiert wird, war im Februar 2016. Im August vergangenen Jahres konnte bereits das Richtfest gefeiert werden. Über allem schwebt ein Datum: Montag, 12. Juni. Es ist der erste Tag, da alle 140 Mitarbeiter ihre Arbeit in der neuen Zentrale aufnehmen.

„Wir hätten es uns auch leicht machen können“, sagt Heinz-Peter Witt, Technischer Beigeordneter der Stadt Meckenheim, und meint: Die Aufgabe des Umzugskoordinators hätte die Stadt auch in die Hände eines Dienstleisters geben können. „Das wollten wir aber nicht, weil es fraglich ist, ob uns das weniger Arbeit beschert hatte“, weiß Witt.

Dass Christian Zavelberg diese Mammutaufgabe schultern darf, kommt nicht von ungefähr. „Ich bin erst seit gut einem Jahr mit dabei und für viele Mitarbeiter ein noch unbeschriebenes Blatt“, meint Zavelberg. So können ihm die Kollegen ganz vorurteilsfrei begegnen. Hintergrund: Auf dem Höhepunkt der Flüchtlingskrise suchte die Stadt nach einem Architekten. Der sollte schnell dabei helfen, geeigneten Wohnraum für Asylsuchende zu schaffen. „Bei dieser Aufgabe hat er einen sehr guten Eindruck hinterlassen“, berichtet Witt.

So kommt es, dass Christian Zavelberg nach der Erledigung einer Mammutaufgabe gleich das nächste Großprojekt auf den Schreibtisch bekommt. „Es ist kein Hexenwerk, es ist Arbeit“, meint Zavelberg gelassen. Wie viele Gespräche der Umzugskoordinator an einem Tag führt, lasse sich nicht beziffern. „Jeder Tag ist voll gepackt“, berichtet er. Er steht dem fünfköpfigen Koordinationsteam vor, welches wiederum mit den Umzugskoordinatoren eines jeden Fachbereichs kommuniziert. Bevor am Freitag, 26. Mai, die ersten Fachbereiche vom Reginahofs am Bahnhof umziehen (siehe Kasten), geben die Fachleute die IT auf den Reiseweg. Denn: Ohne funktionsfähige Computer und Internetnetzwerk kann keine Verwaltung tätig werden.

Zeitpläne sind penibel einzuhalten

Etwa im Mai vor einem Jahr begann der Countdown des Umzugs, berichtet Witt. Zuerst entstanden die Zeitpläne, die jetzt penibel einzuhalten sind. Den Umzug nutzen die Rathausmitarbeiter übrigens zum konsequenten Ausmisten – insbesondere von Papier und Akten. Aber: Wegwerfen dürfen die Beamten und Angestellten der Stadt noch lange nicht alles. „Es gibt Richtlininen, die sagen, was muss und was darf wie lange aufbewahrt werden“, weiß Marion Lübbehüsen, Leiterin des Fachbereichs Öffentlichkeitsarbeit, Steuerungsunterstützung, Organisation und Ratsbüro.

Drei Container mit Altakten füllten sich in kürzester Zeit. „Die Kollegen haben sich Freitagnachmittags getroffen und gemeinsam durchgesehen, was weg kann“, berichtet Witt. Die Aktenvernichter leisten Sonderschichten. Nur: Kein Schriftstück darf in den Papierzerkleinerer, bevor Stadtarchivarin Ingrid Sönnert nicht vorher einen Blick darauf geworfen hat. Ab Montag, 12. Juni, ist alles anders. Dann sind die 140 Mitarbeiter nicht länger auf drei Standorte verteilt, sondern arbeiten unter einem Dach. „Da sollten wir alle drüben sein“, sagt Witt. „Da werden wir alle drüben sein“, fügt Zavelberg hinzu.