Feste Zeiten einführen "Sie haben Post": So bewältigen Berufstätige die E-Mail-Flut
München · Alle fünf Minuten E-Mails checken, um bloß nichts zu verpassen: So sieht der Alltag vieler Berufstätiger aus. Doch es gibt bessere Methoden, um die Flut von Nachrichten in den Griff zu kriegen.
Hunderte E-Mails im Postfach, und es kommen immer mehr? Für viele Berufstätige ist das Alltag und bedeutet viel Stress. Doch wie behält man den Überblick, ohne etwas zu übersehen und viel Zeit zu verlieren?
"Da sind sich die meisten Arbeitswissenschaftler einig: E-Mails sollten am Stück abgearbeitet werden und nicht immer wieder zwischendurch", sagt der E-Kommunikations-Spezialist und Ratgeberautor Günter Weick aus Pullach bei München. Lässt man sich ständig von der elektronischen Post ablenken, kann man schnell wichtige Aufgaben aus dem Blick verlieren.
"Es reicht vollkommen, wenn man sich dreimal am Tag jeweils 30 Minuten dem Postfach widmet - morgens, mittags und abends zum Beispiel", rät der Experte. Dafür sollte man sich in dieser Zeit aber auch um die Nachrichten kümmern und sie nicht einfach geöffnet im Postfach stehen lassen. "Das macht man mit echten Briefen schließlich auch nicht", bemerkt Weick. Der Experte ist sich sicher: "Ein leeres Postfach tut der Psyche gut."
Dabei gilt grundsätzlich: E-Mails sollten so selten wie möglich angefasst werden müssen. Um das Postfach auszumisten, werden die E-Mails nach Wichtigkeit sortiert, gleich bearbeitet oder einfach ungelesen gelöscht. "Man sollte nur das lesen, was auch mit den eigenen Aufgaben zu tun hat", empfiehlt Weick. Wer in zu vielen E-Mails im "CC" aufgeführt ist, sollte aktiv etwas dagegen tun und klären, ob das wirklich nötig ist.
"Auch bei überflüssigen Newslettern oder Benachrichtigungen von Facebook und Co. sollte man aktiv werden", rät der Experte. Prinzipiell sind die Berufstätigen laut Weick für 60 Prozent der eingehenden Mails selbst verantwortlich. Deshalb sollten sie sich immer überlegen, ob eine Mail unbedingt geschrieben werden muss - oder ob eine Absprache nicht besser per Telefon oder persönlich getroffen werden sollte.
Auch elektronische Nachrichten an größere Verteiler sollten gutüberlegt sein. "Die Frage dabei lautet immer: Kann der Kreis der Empfänger auch eingeschränkt werden", sagt Weick. Wer selbst an viele Menschen E-Mails schreibt, bekommt auch viele zurück, sagt der Experte.
Um E-Mails zu sparen, sollten Berufstätige aber nicht per se auf ein kurzes "Danke" als Antwort verzichten, betont der Experte. Solche Ein-Wort-Mails sind zwar häufig überflüssig, kommen bei vielen Empfängern aber gut an. Ob man die Nachrichten versendet, sollte man vom Angeschriebenen abhängig machen. Wenn der am Tag 200 E-Mails bekommt, sollte man es überdenken.
